Newsletter #13 / Sep 2021
Liebe Freund*innen der con gressa,
sich zwischen zwei Welten zu bewegen, ist nicht immer komfortabel, aber häufig entstehen genau an solchen Übergängen die interessantesten Ideen. Neuerdings geht es darum, die virtuelle Welt mit On-site-Veranstaltungen zu “verheiraten” Da gilt es, sich beide Welten genau anzuschauen und Brücken zu bauen. In diesem Sinne haben wir dieses Mal Tipps und Denkanregungen für hybride und “bewegte” Veranstaltungen und Denkanregungen dabei.
Viel Spaß beim Lesen!
Susann Morgner, Christine Titel und Jörg Weiss
Geschäftsführung con gressa GmbH
Foto: con gressa GmbH
Die Eventbranche hat sich in kürzester Zeit komplett transformiert. Vermutlich werden ortsungebundene Digitalformate auch nach der Pandemie Teil der neuen Normalität. Welche Stärken von Online-Formaten sollten wir für On-site-Events übernehmen? Welche Möglichkeiten bieten hybride Events konkret und was bedeutet das für Planung und Umsetzung? Wir haben Ihnen ein paar Tipps aus unserem Webinar zusammengestellt.
1. Die Stärken von Online-Veranstaltungen bestmöglich nutzen
Hybride Events können zugänglicher und inklusiver sein. Ermöglichen Sie die Online-Teilnahme für Menschen, die nicht vor Ort sein können, z. B. weil sie andere Menschen pflegen, Kinder betreuen oder nicht reisen können. Bieten Sie ruhige „Arbeitsplätze” vor Ort an – das hilft Menschen, die nur teilweise am Programm teilnehmen können oder wollen. Machen Sie Teile der Veranstaltung per Stream öffentlich und denken Sie an virtuelle Pre-/Post-Angebote. Auch asynchrone, vom Programmpunkt losgelöste Angebote (z. B. die Arbeit an einem interaktiven Whiteboard) können sinnvoll sein. Fördern Sie Teilhabe durch Voting-Tools und kollaboratives Online-Arbeiten.
2. Wer alte Mauern einreißt, sollte keine neuen aufbauen.
Neue Zielgruppen zu erreichen – aus vielen Regionen und sozialen Umgebungen –, ist ein erklärter Anspruch von Online- und damit auch von Hybrid-Veranstaltungen. Ob das gelingt, hängt von einigen Rahmenbedingungen ab: Wie digital affin sind meine Zielgruppen? Wie sehr fühlen sie sich der Veranstaltung verpflichtet und wie hoch ist damit ihre Bereitschaft und Geduld, sich auf Technikeinführungen einzulassen? Wie viele und welche Tools kann ich ihnen zumuten? In welcher Internetumgebung vermute ich meine Zielgruppen? Wie stabil ist deren Internet? Welche technische Ausrüstung ist vermutlich vorhanden? Ordnet sich meine Veranstaltung zeitlich gut in den Tagesablauf meiner Teilnehmenden ein (z. B. in Bezug auf Kinderbetreuung oder Zeitzonen)? Wie häufig gilt auch hier: Weniger ist (manchmal) mehr.
3. Die Zweiklassengesellschaft
Veranstaltungen, die gleichwertig Online- und On-site-Publikum bedienen, sind kostspielig und aufwändig. Die Unterschiedlichkeit der Zugänge und Interaktionsmöglichkeiten der Teilnehmenden führt oft zwangsläufig zu einer Benachteiligung bzw. Bevorteilung. Informieren Sie unbedingt bereits vorab über Vor- und Nachteile der Online- bzw. On-site-Teilnahme. Hilfreich sind “Anwält*innen” des Online-Publikums, die dessen Fragen in die Diskussion vor Ort einbringen. Möglich wäre auch, sämtliche Q&As (oder Votings, Chatwalls etc.) ausschließlich über ein Online-Tool zu realisieren – auch für Teilnehmende in Präsenz. Und denken Sie auch in parallelen Alternativformaten – es könnte einen Online- und einen On-site-Programmstrang geben (insbesondere für Workshops).
4. Nachhaltigkeit bedeutet oft auch Verzicht
Nach positiven Effekten von Online-Veranstaltungen gefragt, erhält man häufig die Antwort: Nachhaltigkeit. Stimmt auch, allerdings sollten die durch den Wegfall von Reisen und Catering eingesparten Emissionen beispielsweise nicht durch übermäßig verpackte und nicht unbedingt sinnvolle Päckchen-Versandaktionen konterkariert werden. Auch die Gäste stehen diesem Thema inzwischen sehr aufmerksam und kritisch gegenüber. Ach ja: Auch digitale und hybride Events verbrauchen Energie und produzieren manchmal auch Datenmüll – überlegen Sie genau, ob es für Ihren Livestream wirklich ein Publikum gibt, und ob Ihre Recordings ausreichend Zuschauer*innen finden.
5. Das Gesetz der Füße ist ratifiziert
Wir beobachten sehr stark, dass die Teilnehmenden in virtuellen Formaten nur dorthin gehen, wo sie auch Zeit und Aufmerksamkeit investieren wollen. Langweilige und wenig interaktive Sessions schalten Teilnehmende einfach ab. Diese Ehrlichkeit sollte uns zu denken geben. Unser Tipp: Achten Sie auch bei hybriden Events auf kompakte, interessante und interaktive Angebote – befragen Sie Ihre Teilnehmenden! Sie werden es Ihnen danken.
6. Signalwege: Der Teufel steckt schon wieder im Detail
Ist ein Panel mit Referent*innen sowohl online als auch on-site besetzt, dann wird es nicht selten kompliziert. Sitzt dann auch noch ein Teil des Publikums im Raum, während andere remote dabei sind, hat man schnell einen Knoten im Kopf, wenn man an die Signalwege denkt. Ton und Bild sowie Interaktionstools müssen hin und her übertragen werden. Jede*r soll jede*n sehen und hören und mit ihr*ihm interagieren können – das ist anspruchsvoll in der Planung, in der technischen Umsetzung und in der personellen Betreuung. Unterschätzen Sie dies nicht und holen Sie sich lieber professionelle Unterstützung.
Klingt spannend? Gerne beraten wir Sie bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer hybriden Veranstaltungen – z. B. in einer zweistündigen Kurzberatung. Kommen Sie einfach auf uns zu!
Screenshot: con gressa, 2D-PubQuiz-Raum in SpatialChat
Bewegung ist bekannterweise gesund – für den Körper und für den Geist. Über Sport und Bewegung vor dem Bildschirm haben wir hier im Newsletter bereits berichtet. Nun wollen wir uns für die Kraft der Bewegung auf dem Bildschirm aussprechen. Sie kommt in vielen Veranstaltungskonzepten zu kurz, finden wir. So könnte es besser klappen…
Virtuellen Veranstaltungen werden oftmals mangelnde Interaktion und nur eingeschränkte Networking-Optionen nachgesagt. Sperrig, wenig intuitiv und unnatürlich – so empfinden viele Teilnehmende den Besuch von Networking- und Austausch-Formaten. Das muss nicht so sein. Vermeiden Sie dies z. B., indem Sie digitale Tools wählen, die den Teilnehmenden möglichst viel selbstbestimmte Bewegungsfreiheit zurückgeben. Durch Bewegung können so zufällige Begegnungen entstehen – und das auf eine viel natürlichere Weise als der fremdbestimmte Schubs in den Breakout-Raum.
Ein solches Tool ist beispielsweise SpatialChat. Hier kann man in kleinen Grüppchen rund um ein digitales Lagerfeuer sitzen und sich mal zur einen, mal zu anderen Gruppe gesellen, ohne den Raum wechseln zu müssen. Die Teilnehmenden können von Poster zu Poster “schlendern” und sich über die neuesten Forschungsergebnisse informieren. Oder von Projektstand zu Projektstand, vorbei an einer Videogalerie oder einer Ausstellung. Als Feedback ein nettes Emoji oder GIF anpinnen und damit digital Danke sagen – geht alles! Das Wichtigste dabei: Die Teilnehmenden entscheiden selbst, wo, wie lange und mit wem sie interagieren.
Ähnliches ist mit 2D-Tools wie Wonder, Gather und Trember möglich. Aber auch umfangreichere 3D-Tools wie MozillaHubs, Bizzlogic, Tricat, spatial.io bieten diese Freiheiten. Das Grundprinzip der Tools ist das Nähe-basierte Chatten. Man hat einen Avatar (oft das eigene Kamerabild), den man mit der Maus per “Drag and Drop” hin und her bewegen kann. Je näher man einer anderen Person kommt, desto besser kann man diese sehen und hören – fast wie im richtigen Leben.
Die Tools bieten Ihnen als Veranstalter*in räumliche Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können Namen und grafische Gestaltung Ihrer Räume festlegen und so mit Formaten spielen. Denken Sie an Networking-Lounges, Pub Quizze, Poster-Sessions, Ausstellungen und Sponsoren-Booths. Sogar ein Conference Dinner mit Kabarettisten und Musikeinlagen haben wir bereits realisiert – mit großem Zuspruch der Teilnehmenden.
Neuartige und überraschende Formate, gepaart mit intuitiver und natürlicher Technik, werden die Interaktion zwischen Ihren Teilnehmenden erleichtern und fördern. Aus unserer Sicht ist Interaktion die Goldwährung vor allem virtueller Events. Sie ermöglicht Teilhabe, fördert das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und sorgt im besten Fall für eine nachhaltigere Wirkung.
Sie wollen es genauer wissen? Auf Anfrage bieten wir Ihnen gern individuelle Beratungen an. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@congressa.de.
The Art of Gathering. How We Meet and Why It Matters (2018), © 2021 Priya Parker (2020).
Wir denken zu wenig darüber nach, auf welche Art und Weise wir uns versammeln, schreibt Priya Parker in ihrer 2018 erschienenen Abhandlung „The Art of Gathering. How We Meet and Why It Matters“. Parker ist eine international anerkannte Event-Spezialistin. Sie ist der Ansicht, dass Events – seien es Geburtstagsfeiern oder mehrtägige Konferenzen – oft nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen, da sich die Veranstalter*innen bei der Organisation nicht die richtigen Fragen stellen.
Die allerwichtigste Frage lautet Parker zufolge: Warum versammeln wir uns? Sie betont: „When we don’t examine the deeper assumptions behind why we gather, we end up skipping too quickly to replicating old, staid formats of gathering. And we forgo the possibility of creating something memorable, even transformative.“ Hilfreich sei es, sich immer wieder die Frage nach dem Warum zu stellen – solange, bis man auf einen triftigen Grund stößt. Es könne auch helfen, vom erhofften Ergebnis des Events auszugehen und dieses „rückzuentwickeln“. Oder aber man fragt sich, welchen Nutzen das eigene Event für die Gesellschaft haben könnte.
Sobald der Sinn und Zweck des Events feststeht, ergeben sich daraus Antworten im Hinblick auf die weitere Organisation, z. B. auf die Fragen, wie viele Personen man einlädt, welche Personen man einlädt, welche Personen man nicht einlädt und wo das Event stattfinden soll.
Wichtig ist Parker zufolge auch die Frage, wie man eine Veranstaltung beginnt und beendet. Beginn und Ende blieben den Teilnehmenden nämlich am ehesten im Gedächtnis. Aus diesem Grund empfiehlt die Autorin, weder mit logistischen Ansagen zu beginnen noch mit einer langwierigen Dankesrede zu enden. Ein weiterer Tipp von Parker: den Gästen schon vor offiziellem Beginn der Veranstaltung einen Impuls geben, der sie thematisch auf das Ereignis einstimmt und die Vorfreude steigert. Das Vorfeld eines Events könne und solle dafür genutzt werden, die Gäste in die gewünschte Stimmung zu versetzen, damit das Event so reibungslos wie möglich begonnen werden kann.
Nicht zuletzt regt die Autorin Veranstalter*innen dazu an, sich zu fragen, wie geplante Events einzigartig werden können. Man könne z. B. eine Location wählen, die auf den ersten Blick untypisch erscheinen mag, die aber dazu beitragen kann, eine ganz bestimmte Stimmung unter den Gästen zu erzeugen. Man könne sich auch spezifische Regeln überlegen, die – im Gegensatz zur klassischen Etikette – nur temporär gelten und dem Zweck des Events zugutekommen. Parkers Empfehlung: „Create a temporary alternative world“.
Diese und weitere Ideen finden Sie in The Art of Gathering. How We Meet and Why It Matters (2018) von Priya Parker, erschienen bei Penguin Random House (New York, USA).
Grafik: con gressa GmbH
Warum sollten Wissenschaftler*innen den Dialog mit der Öffentlichkeit suchen? Wie kommen Themen aus der Forschung in die Medien? Was macht gute Wissenschaftskommunikation aus? Und welche Plattformen und Kanäle haben Wissenschaftler*innen, um selbst und unmittelbar mit der Öffentlichkeit zu kommunizieren?
Gemeinsam mit der Initiative Wissenschaft im Dialog bieten wir digitale Weiterbildungen zum Thema Wissenschaftskommunikation an. Neben theoretischen Grundlagen werden auch praktische Beispiele vorgestellt und Konzepte in Übungen vermittelt. Meist ist das an vier Tagen stattfindende digitale „Frühstücksformat” schnell ausgebucht. Für die digitale Autumn School vom 8. bis 11. November gibt es noch ein paar Plätze. Weitere Details zu den Inhalten und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie auf unserer Website: www.wissenschaftkommunizieren.de.
Auf Anfrage bieten wir auch exklusive Schools für Ihre Graduate School oder Forschungseinrichtung an – kommen Sie gern auf uns zu!
Foto: con gressa GmbH
Eine Video-Challenge mit tollen Preisen, eine Live-Schalte in die Antarktis, Ask-Me-Anything-Formate und ein spannendes Quiz – beim Our Common Future Jugendkongress kam die Interaktion mit und zwischen den Teilnehmenden keinesfalls zu kurz.
Die Robert Bosch Stiftung fördert mit „Our Common Future” Projektarbeit zwischen Schüler*innen und Forscher*innen. In der Initiative entstehen Forschungsprojekte zum Thema Nachhaltigkeit. Wir konzipierten und realisierten den virtuellen Jugendkongress und halfen bei der Akquise von Referent*innen und Workshop-Angeboten. Eine Videoproduktion – vor, während und nach der Veranstaltung – hinterlässt bleibende Erinnerungen. Schauen Sie selbst:
Grafik: con gressa GmbH
Wie Sie wissen, regen wir gerne zum Umdenken an. Mit unserem Kreativmodus, dem UmdenkLabor, waren wir im Mai zu Gast beim Leibniz-Institut für Raumbezogene Sozialforschung (IRS) in Erkner bei Berlin. In einem Workshop beleuchteten wir die Kommunikationsstrategie des Instituts. Einige allgemeingültige Tipps haben wir hier für Sie zusammengestellt.
- Denken und messen Sie sich nicht in „Output“-, sondern in „Outcome“-Kategorien – was zählt, ist die erreichte Wirkung.
- Überlegen Sie, mit welcher Expertise oder Maßnahme die größtmögliche Wirkung erzielt werden kann. Wer profitiert unmittelbar von Ihrem Wissen? Wo ist das Informationsbedürfnis Ihrer Zielgruppen am größten? Wo wäre der positive gesellschaftliche Effekt besonders groß? So erfolgt die Auswahl der Themen und Maßnahmen.
- In einem zweiten Schritt muss für jede Kommunikations-Aktion ein kommunikativer Mechanismus im Detail ausgearbeitet werden, damit der gewünschte Effekt erzielt werden kann und Ihre Aktion nicht im leeren Raum verpufft. Fragen Sie sich: Gibt es für mein Thema ein „Window of Opportunity“ – eine günstige Gelegenheit, die hilft, das Thema auszuspielen? Wie groß ist das Interesse und Informationsbedürfnis meiner Zielgruppen an diesem Thema wirklich? Überschätze ich es vielleicht? Hier helfen stichprobenartige Gespräche mit den Zielgruppen. Sind die Zielgruppen in kleinstmögliche ansprechbare Einheiten ausdifferenziert (sprich operationalisiert) oder sind sie nur vage und grob definiert? Gibt es Verteiler? Gibt es persönliche Verbindungen? Könnte ich die Menschen unmittelbar per E-Mail oder Telefon erreichen? Ist der Informationsweg (z. B.: Absenden der Botschaft durch Weiterleitung über Mittler*innen, Aufnahme durch Rezipient*innen) unklar oder mit viel Unsicherheit verbunden?
- Nur wenn sowohl die Wirkung klar definiert ist und realistisch erscheint und zudem die Auslieferung der Botschaften mit den vorhandenen Ressourcen gelingen kann, sollten Sie ein Thema bedienen. Wenn Zweifel bestehen, wählen Sie lieber ein anderes Thema oder eine andere Maßnahme und schonen damit auch Ressourcen.
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