Müssen gute Veranstaltungsplaner*innen für alles einen Plan B haben? Für den Fall, dass der Hauptredner zu spät kommt, es beim Open Air regnet, das Essen nicht reicht, die Klimaanlage ausfällt, die Programmhefte nicht rechtzeitig aus der Druckerei kommen … oder gar eine Aschewolke nach einem Vulkanausbruch die Anreise von Teilnehmenden unmöglich macht.

Kann und muss man tatsächlich mit einer Alternative auf jeden Fall der Fälle vorbereitet sein? Im Prinzip schon – in mehr als siebzehn Jahren Veranstaltungsmanagement haben wir nicht wenige Überraschungen erlebt, aus denen wir viel lernen konnten. Aber auch ohne Plan B: Eine detaillierte, sorgfältige Vorbereitung kann schon im Vorfeld kritische Situationen vor Ort verhindern. Mit der WarnWetter-App des Deutschen Wetterdienstes (https://www.dwd.de/DE/leistungen/warnwetterapp/warnwetterapp.html) kann man frühzeitig Schlechtwettervarianten organisieren. Für Druckerzeugnisse und Materialien, v. a. wenn diese aus anderen Städten oder gar Ländern geliefert werden, ist ausreichend Pufferzeit für Transportstaus oder Zollprobleme einzuplanen. … Alles sollte sich in detaillierten Projektplänen für die Vorbereitung und in genauen Ablaufplänen für die Veranstaltung selbst wiederfinden, aus unserer Sicht die wichtigste Voraussetzung für einen entspannten Veranstaltungsablauf. – Machen Sie mit Ihrem Team einmal ein Brainstorming darüber, was bei Ihren Veranstaltungen eigentlich alles schiefgehen könnte. Dann haben Sie ausreichend “Futter” für Krisenpläne.

Natürlich müssen, möglicherweise sorgsamer als früher, auch wirkliche Notfälle vorab bedacht werden. Um Gefährdungen für Veranstaltungsgäste zu vermeiden oder im Gefahrfall adäquat reagieren zu können, sind ggf. Notfallpläne zu erarbeiten, aus denen Verantwortlichkeiten und Informationsketten genau ablesbar sind. Alle an der Organisation Beteiligten sollten rechtzeitig und in Ruhe informiert werden und über alle nötigen Informationen auch schriftlich verfügen, denn im Krisenfall – möglicherweise in in einem nervlichen Ausnahmezustand – bleibt unter Umständen keine Zeit zum Nachdenken oder Recherchieren.

Nicht minder wichtig: eine Veranstaltungsleitung ohne operative Aufgaben. Die Zeit und Nerven hat, zügig und überlegt auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Denn – auch das lehrt die Erfahrung – es treten immer wieder Situationen auf, auf die man dann doch nicht vorbereitet ist. Dann gilt es, mit kühlem Kopf zügig und pragmatisch zu agieren, die Situation schnell zu analysieren, Optionen aufzuzeigen und Entscheidungen zu treffen, die die geringstmöglichen Gefahren in sich bergen und wirklich realisierbar sind.

Natürlich: Ein Plan B für bestimmte “Ausfälle” ist unter Umständen veranstaltungsrettend. Aber nicht für jeden Ausfall kann eine Alternative vorgehalten werden – aus organisatorischen, finanziellen oder zeitlichen Gründen. Manchmal ersetzen auch 100 Regenschirme ein Veranstaltungszelt.

Für uns als Agentur der schönste Lohn: Wenn niemand merkt, dass Plan A eigentlich Plan B ist.