Liebe Freund*innen der con gressa,
unsere Branche befindet sich in einer Ausnahmesituation. Veranstaltungen bis in den Sommer hinein wurden abgesagt. Wie es weitergeht, ist ungewiss. Nicht nur wir fragen uns daher: Wie können wir mittels digitaler Formate weitermachen, Forschende vernetzen helfen und Wissenschaft virtuell kommunizieren? In der vorliegenden Sonderausgabe unseres Newsletters haben wir dafür einige Tools für Sie zusammengestellt.
Bleiben Sie gesund, alles Gute wünschen Ihnen
Susann Morgner, Christine Titel und Jörg Weiss
Geschäftsführung con gressa GmbH
// Digitales Konferieren
Unsere Favoriten für größere Zusammenhänge.
Seit der vergangenen Woche testet wir ausgiebig Tools für digitales Tagen. Es gibt zahlreiche Anbieter mit ausgefeilten Lösungen. Der Bedarf ist aus gegebenem Anlass riesig, teilweise sind die Dienste wegen Überlastung sogar offline.
Für unsere Tests war uns wichtig zu erfassen, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Tools für die jeweiligen Konferenzen haben: Wie viele Teilnehmer*innen können sich zuschalten? Können Präsentationen eingeblendet werden? Sind Q&As möglich? Müssen die Teilnehmenden einen Account anlegen? Wie ist die Performance der Angebote? Wie steht es um den Datenschutz? Und was kostet das Tool?
Untenstehend haben wir für Sie eine erste Shortlist zusammengestellt. Einen umfangreicheren Überblick über unsere Recherchen, inklusive einiger zusätzlicher Hinweise, finden Sie in dieser Online-Tabelle. Noch sind wir auf dieser Suche nach dem “perfekten” Alleskönner (sofern es diesen überhaupt gibt), helfen Sie uns und anderen bei der Suche – die Tabelle ist für jede*n editierbar.
Wir freuen uns, wenn es Ihnen beim Umdenken hilft und natürlich ganz besonders, wenn Sie dies gemeinsam mit uns tun wollen.
Adobe Connect
Bei Adobe gibt es drei verschiedene Konferenzlösungen: Meetings, Webinars und Learning. “Meetings” ist eher für den internen Gebrauch geeignet und erleichtert die Zusammenarbeit in kleineren Teams. “Webinars” geht einen Schritt weiter und macht multimediale Videokonferenzen möglich: Es lassen sich individuelle URLs generieren und auch das Unternehmensdesign ist frei gestaltbar. Das dritte Modul “Learning” zielt konsequent auf die professionelle Bereitstellung von Inhalten und setzt auf Partizipation und Interaktion. Die Teilnehmer*innen können sich live austauschen, sodass die Atmosphäre eines virtuellen Klassenzimmers entsteht. Leider ist es derzeit nicht möglich, einen Testzugang zu erhalten – aufgrund der aktuellen Lage scheinen die Server überlastet, dennoch scheint es sich um eine vielversprechende Anwendung zu handeln.
Tipp für Organisationen im Deutschen Forschungsnetz: Der DFN-Verein bietet Tools für Webkonferenzen auf Basis von Adobe Connect an.
Cisco WebEx
Dieses Tool ist ebenfalls sehr variabel einsetzbar und verspricht besonders über die Einbindung in den Browser den einfachen Zugang für alle. Besonders hervorzuheben ist die Anzahl der möglichen Teilnehmer*innen: Bis zu 40.000 Personen können sich zu einem Online-Meeting verabreden und sich so standortunabhängig austauschen. Die Unternehmenslösung beinhaltet eine eigene Domain, eigenes Branding und Kundensupport rund um die Uhr. Auch Cisco WebEx hat derzeit mit einem zu großen Ansturm zu kämpfen, weshalb (auch) unsere Testanfrage bislang unbeantwortet blieb. Dennoch vermuten wir aufgrund der enormen Reichweite auch hier eine sehr gutes Tool, das sich im digitalen Segment für Videokonferenzen einsetzen lässt.
edudip
Eine klassische Webinarlösung – in der Vollversion mit maximal vier Moderator*innen, weiteren vier (flexibel auswählbaren) aktiven Teilnehmenden (mit Bild- und Sprechfunktion, ähnlich einer Fishbowl-Diskussion) sowie der Möglichkeit, bis zu 1.000 Teilnehmer*innen einzubinden. Die Teilnehmer*innen können zuhören und über eine übersichtliche Chatfunktion ihre Fragen stellen. Die intuitive Benutzeroberfläche ist auch für Anfänger*innen geeignet, Audio- und Videoqualität sind sehr gut und das Publikum lässt sich sogar mit wenigen Klicks über eine schnell erstellte Umfrage während einer Session interaktiv einbinden. Präsentationsunterlagen lassen sich unkompliziert hochladen, teilen und interaktiv bearbeiten. Großer Vorteil – die Teilnehmer*innen müssen nichts installieren oder sich einen Account anlegen – sie werden per E-Mail eingeladen, melden sich an und sind dabei. Abgesehen von derzeitigen temporären Serverüberlastungen läuft das Tool reibungslos und sicher. Außerdem ist dies eine Software, die aus Deutschland kommt und DSGVO-konform ist. Wir sind vor allem beeindruckt von der Übersichtlichkeit des Tools.
Google Meet
“Meet” ist Googles Videokonferenzlösung für Unternehmen. Teilweise baut man hier auf Features von Google Hangout auf, dem Videochat für private Google-Nutzer*innen. Wir haben Google Meet ausführlich getestet und nutzen dieses Tool derzeit für unsere Teammeetings aus dem Homeoffice. Über einen einfach generierten Link lassen sich Teilnehmer*innen zu einem festgelegten Termin einladen und die eigens entwickelten Apps für iOS und Android ermöglichen außerdem die reibungslose Teilnahme über das Smartphone. Eine Bildschirmteilung zum Zeigen von Dokumenten ist möglich. Wenn die Anzahl der Teilnehmenden größer ist (zugelassen ist das Tool bis 250 Personen), wird es optisch allerdings etwas unübersichtlich, da helfen die angebotenen Bildschirm-Layoutvarianten nur bedingt. Über die angezeigte Liste der Teilnehmenden kann sich jeder aussuchen, wen er gerade groß im Bild haben möchte. Wer kein online-fähiges Endgerät zur Hand hat, kann sich auch über eine Telefonnummer hinzuwählen.
MS Teams
Die bei Microsoft erhältliche Variante erfüllt die Bedürfnisse unterschiedlichster Arbeitsgruppen: Die kostenlose Version, für die jede*r Nutzer*in ein Benutzerkonto braucht, vereinfacht die Zusammenarbeit in kleineren Teams mittels Chatfunktion, gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten und Videotelefonie. Im Upgrade lassen sich Live-Events oder Besprechungen für ein Online-Publikum von bis zu 10.000 Teilnehmenden realisieren. Zudem befinden sich auch bei Microsoft die Server in Deutschland und für Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen gibt es Sondertarife.
Zoom
Auch dies ist ein Videokonferenzsystem mit Chat und Präsentationssharing, das für bis zu 1.000 Teilnehmer*innen geeignet ist. Die kostenlose Variante ermöglicht die Einbindung von 100 Nutzer*innen. Das einzige Manko dabei: Gruppenkonferenzen sind dann auf 40 Minuten zeitlich begrenzt. Die Audio- und Videoqualität ist einwandfrei und Präsentationen lassen sich mühelos integrieren. Wir haben das Tool in der vergangenen Woche bereits live und erfolgreich erprobt. Bei einem Workshop einer Veranstaltung der Alexander von Humboldt-Stiftung haben wir den Referenten aus New York zugeschaltet, sodass der Workshop trotz Coronavirus-bedingter Abwesenheit stattfinden konnte. Auch Live-Einbindungen über soziale Netzwerke oder YouTube sind mit Zoom machbar, sodass Inhalte direkt aufgezeichnet und einem breiten Publikum zugänglich gemacht werden können.
// Tipps für digitales Arbeiten
Was uns beim Weitermachen hilft.
Nicht nur unsere Projekte wandeln sich, auch unsere Arbeitsweise ändert sich in der Coronavirus-Krise. Unsere Mitarbeiter*innen sind auf zunächst unbestimmte Zeit ins Home Office übergegangen und alle Workflows laufen nun webbasiert. Nie zuvor waren wir so auf unsere digitalen Helferlein angewiesen. Gut, dass es uns nicht unvorbereitet trifft – bei con gressa ist regelmäßiges Home Office Routine. Sollten sich Ihre Teams gerade erst auf kollaboratives Online-Arbeiten umstellen, haben wir hier ein paar Tipps:
- Gespräche “über den Schreibtisch” finden nun gänzlich im Teamchat Slack statt. Über themenbezogene Kanäle wird die Kommunikation strukturiert und zusätzlich helfen “Threads” dabei, den Faden nicht zu verlieren. Damit sparen wir uns sperrige E-Mail-Verläufe und praktischerweise kann man über Slack auch prima per Video telefonieren. Eine gängige Alternative ist das oben aufgeführte MS Teams.
- Projektmanagementtools gibt es bekannterweise wie Sand am Meer. Für kleinere Projekte reicht auch mal ein Trello-Board (das man auch mit Kolleg*innen teilen kann), für die allermeisten Projekte greifen wir auf Zeit- und Aufgabenpläne zurück, die wir in der GSuite (der kostenpflichtigen und DSGVO-konformen Unternehmensversion von Google Drive) mit unseren Kunden kollaborativ bearbeiten. Auch Texte lassen sich so wunderbar gemeinsam schreiben. Über die Kommentarfunktion wird oft direkt im Dokument diskutiert oder es werden Aufgaben zugeteilt.
- Unsere Dateiablage haben wir nun gänzlich in die Nextcloud verschoben. Mit der dazu passenden Online-Office-Lösung von Collabora lassen sich Tabellen und Texte sogar direkt im Browser öffnen und editieren, noch ist das allerdings etwas “ruckelig”, wir hoffen auf eine Weiterentwicklung der Open-Source-Software.
- Mit Zumpad und hackmd gibt es eine weitere Möglichkeit für das gemeinsam Erarbeiten von Texten. Das Beste daran: Beschreibbare Internetseiten sind in Windeseile erstellt und über einen Link kinderleicht teilbar, ohne das Accounts erstellt werden müssen.
Wir hoffen, dass wir einige nützliche Tipps geben konnten und sind gespannt, welche Formate und Tools nun neu entstehen. Machen Sie mit: Helfen Sie uns und anderen und ergänzen Sie unsere Tool-Sammlung um Hinweise und Erfahrungsberichte. Gemeinsam können wir die Not zur Tugend machen und nachhaltige und barrierearme virtuelle Begegnungsräume schaffen.
In diesem Sinne – lassen Sie uns gemeinsam UMDENKEN.
