Sonder-Newsletter / März 2023
KünstIiche Intelligenz & Zukunft von Events
Liebe Leserinnen und Leser,
wir freuen uns, Ihnen unseren neuesten Newsletter präsentieren zu können! In diesem Newsletter möchten wir Ihnen zwei Themen vorstellen, die für uns bei der con gressa GmbH sehr wichtig sind.
Zum einen möchten wir Ihnen unser kommendes Webinar zum Thema KI-Tools in der Kommunikationsarbeit ankündigen. In der heutigen Zeit sind Künstliche Intelligenzen und Automatisierung nicht mehr wegzudenken und können gerade in der Kommunikationsarbeit viele Vorteile bieten. In unserem Webinar möchten wir Ihnen deshalb praxisnahe Einblicke in die Welt der KI-Tools geben und Ihnen zeigen, wie Sie diese erfolgreich in Ihrer Arbeit einsetzen können.
Zum anderen haben wir eine Kundenbefragung zum Thema Zukunft digitaler und hybrider Events durchgeführt und möchten Ihnen die Ergebnisse präsentieren. Die Umfrage gibt Einblicke in die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden, aber auch in allgemeine Trends und Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche.
Wir freuen uns auf Ihr Feedback zu den Ergebnissen!
Wir hoffen, dass unser Newsletter für Sie interessant und informativ ist, und wünschen Ihnen viel Freude beim Lesen.
Mit herzlichen Grüßen
ChatGPT
Bild: Künstliche Intelligenz in der Kommunikation, generiert mit der KI „DALL-E“
Das Thema künstliche Intelligenz ist ja nicht neu. Schon 2019 beschäftigte sich unsere Geschäftsführerin Susann Morgner über ihr Engagement im Siggener Kreis mit der Frage, wie KI die Wisskomm verändern könnte (hier mehr lesen). Neu ist, dass die Technologie jetzt in den Rollout geht. Haben Sie schon mit ChatGPT experimentiert? Wussten Sie, dass sich das Tool neben der Recherche auch hervorragend zur Textarbeit eignet? Wie geht man dabei am besten vor? Verzichten wir demnächst auf aufwändige Stockfoto-Recherchen und generieren uns stattdessen unser Wunschbild für den nächsten Twitter-Post einfach selbst? Was kann KI im Bereich Video und Audio? Und welche rechtlichen und ethischen Aspekte sollte man unbedingt beachten?
In unserem Webinar am 25. April (09:00 Uhr bis 10:30 Uhr) gehen wir auf diese Fragen ein und geben praktische Tipps. Das Webinar richtet sich an Kommunikator*innen mit wenig Vorerfahrung.
Hier können Sie sich anmelden: https://gstoo.de/congressa-webinar-ki
Bild: Hybride Events, generiert mit der KI „Midjourney“
Digitale und hybride Events gehören heute selbstverständlich zum beruflichen Alltag. Aber welchen Anteil werden diese Formate künftig bei Veranstaltungen der Wissenschafts-Community ausmachen? Gibt es eine Trendumkehr – alles zurück zu Präsenzveranstaltungen? Oder bleiben Online- und Hybrid-Events fester Teil des Repertoires? Welche Gründe pro und contra nennen Event-Expert*innen aus Hochschulen, Stiftungen, Forschungseinrichtungen?
Um Antworten auf diese Fragen zu finden, haben wir insgesamt 22 Expert*innen aus der Wissenschaftsevent-Community befragt. Wir wollten wissen, welche Zukunft digitalen bzw. hybriden Events zugeschrieben wird. Wann lohnt sich das eine oder andere Format und wie sollten die Events dann ausgestaltet sein? Was folgt auf die erste Euphorie von „endlich treffen wir uns wieder vor Ort“? Lesen Sie dazu die Ergebnisse unserer Gespräche und im Anschluss das Interview mit dem con-gressa-Geschäftsführer Jörg Weiss.
Welche Vorteile bieten digitale/hybride Veranstaltungen?
Die große Mehrheit, nämlich 82 % der Befragten (n = 22, Liste der Befragten siehe unten), nimmt digitale Formate vor allem als praktisch wahr. Sie sparen Kosten und Zeit: Die Anreise entfällt, der Organisationsaufwand ist meist geringer und da auf Raumkapazitäten keine Rücksicht genommen werden muss, können mehrere Veranstaltungen parallel laufen. Die digitalen Formate sind daher besonders bei Raumknappheit oder limitiertem Budget hilfreich. Die Teilnahme ist flexibel und bequem, was z. B. bei limitiertem Zeitbudget der Teilnehmenden, gesundheitlichen Gründen und anderen Verpflichtungen (z. B. Kinderbetreuung) hilfreich sein kann.
Ein häufig erst auf Nachfrage genannter Punkt ist die Nachhaltigkeit: Da Anreise und Hotelübernachtung entfallen, verringert sich natürlich der CO2-Ausstoß. Der Großteil der Interviewpartner*innen schränkt aber ein, dass der Aspekt von Nachhaltigkeit keine treibende Kraft in der Entscheidungsfindung sei, ob ein Event online oder in Präsenz stattfinden soll.
Deutlich stärkere Argumente für digitale Veranstaltungsformate sind Reichweite und Zugänglichkeit: 68 % der Befragten betonen, dass sich so das Publikum erweitern lässt: Attraktive Sprecher*innen, wichtige, weit entfernt wohnende oder internationale Stakeholder und auch mehr Kolleg*innen können leichter gewonnen werden. Eine der Befragten hebt beispielsweise hervor, dass Online-Veranstaltungen auf eine größere Akzeptanz bei vielen Professor*innen träfen, etwa bei internen Sitzungen. Außerdem könnten Online-Events barriereärmer gestaltet werden und Menschen inkludieren, die weniger mobil sind.
Zusätzlich lassen sich technisch viele Tools (für Umfragen, Poster-Sessions, Netzwerk-Runden, Gruppenarbeiten in Kleingruppen etc.) einbinden. Ein Befragter bemerkte darüber hinaus, dass digitale Formate besonders sonst eher zurückhaltenden und ruhigen Personen im Publikum eine größere Chance eröffnen, sich in Diskussionen einzubringen.
Wie wird eine digitale/hybride Veranstaltung erfolgreich?
Die Interviewpartner*innen unterstreichen vor allem einen Aspekt: Technik. Eine absolute Kontrolle sei schwierig, es gebe aber viele wesentliche Punkte, die bei der Planung zu beachten seien. Genannt wird zum Beispiel, dass die Ausstattung stimmen muss: funktionierendes Internet, Computer, Kamera, Headset, Mikrofon … Je nach Event könne die Liste sehr lang werden und besonders externe Technik werde zunehmend benötigt.
Vor allem bei hybriden Events erleben die von uns Befragten Technik als eine Herausforderung. Die stellvertretende Leiterin der Abteilung Kommunikation vom Max Delbrück Center, Vera Glaßer sagt: „Gerade bei hybriden Events bringt die Zusammenarbeit mit einem Kamerateam, das auch mit mobilen Kameras agiert, einen deutlichen Mehrwert im Vergleich zu ein oder zwei fest installierten Kameras im Raum.“
Als relevant für ein erfolgreiches hybrides Event wird die gleichberechtigte Behandlung beider Teilnehmendengruppen – on-site und online – genannt. Oder, in den Worten von Dr. Kerstin Ortmann, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Deutschen Forschungsgemeinschaft: „Alle müssen vom Veranstalter von Anfang an gleichberechtigt eingebunden werden! Es bedarf einer besonderen Planung, Online-Teilnehmende nicht zu vernachlässigen.“ Tatsächlich werden Diskussionen und Austausch online oft als nicht qualitativ gleichwertig mit den Möglichkeiten in Präsenz wahrgenommen. Wichtig für hybride und digitale Veranstaltungen ist es also, auch digital Teilnehmende angemessen zu integrieren, um so die Interaktion und Partizipation des gesamten Publikums zu fördern.
Hinzu kommen Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und unterschiedliche Lizenzen sowie die Sicherstellung des Know-hows bei allen Beteiligten. Um letzteres zu unterstützen, werden vermehrt und weiterhin Technik-Checks empfohlen, um Referent*innen und weitere Beteiligte mit den Tools und dem Ablauf der Veranstaltung vertraut zu machen.
Wie sehen die Veranstaltungen in der Wissenschaftsevent-Community in den nächsten 5 Jahren aus?
Fast zwei Drittel (59 %) der Befragten denken, dass digitale/hybride Events bleiben und ungefähr die Hälfte ihrer Veranstaltungen ausmachen werden. Beide Formate bieten Vorteile. Christin Liedtke, Kommunikationsabteilung der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft, berichtet: „Kleine Formate und informationslastige Veranstaltungen, wie Workshops oder Seminare funktionieren extrem gut online. Bei Veranstaltungen mit einem wichtigen Anteil oder gar einem Fokus auf Networking gibt es deutliche Grenzen. Das funktioniert in Präsenz viel besser!“
Mehrere Befragte bemerken bei ihren Arbeitgebern aber ganz generell den Wunsch, nach den Einschränkungen der Pandemie-Jahre wieder zum analogen Austausch zurückzukehren. So sehen 41% in der Zukunft vor allem Präsenzveranstaltungen und meinen, digitale Formate blieben zwar relevant, allerdings mit kleinerem Anteil. Von digitalen Erweiterungen wird dagegen weiterhin künftig Gebrauch gemacht: So gelten insbesondere Zuschaltungs- und Aufzeichnungsmöglichkeiten als relevant. Auf interaktive, gleichberechtigte hybride Veranstaltungen möchten viele der Befragten möglichst verzichten, da diese teuer und aufwändig seien und keine ausreichenden Vorteile böten.
Jörg Weiss, Geschäftsführer der con gressa GmbH im Interview mit Katja Spross
Welche Antworten aus der Wissenschaftsevent-Community haben Dich überrascht?
Mich hat vor allem überrascht, dass das enorme Potenzial von Online-Formaten, auf ressourcenschonende Weise Menschen zusammenzubringen, häufig nicht an erster Stelle genannt wurde. Überlegungen zu Einsparungen von Energie und CO2-Emissionen sind Thema innerhalb jeder Organisation und doch sind wir weit entfernt von einem „Online-First“-Ansatz in der Veranstaltungswelt. Dabei wird viel darüber nachgedacht. Ich fände es gut und wichtig, dass der Erfindergeist und die Experimentierfreude aus der Pandemiezeit nicht nachlässt. Hier könnte die Wissenschaft aus meiner Sicht etwas mehr Pionierarbeit leisten.
Wo siehst Du dabei Kommunikationsbedarf innerhalb der Organisationen?
Die Not der Pandemie hat uns erfinderisch gemacht, neue Formate und Technologien sind entstanden. Die Abläufe in der Veranstaltungsorganisation von Online- und Hybrid-Events mussten neu erfunden werden. Das war anstrengend für alle Beteiligten. Es gilt, die Ermüdung nach drei Jahren Pandemie wertzuschätzen: Es war nicht immer einfach, aber gemeinsam haben wir viel erreicht! Und jetzt müssen wir uns gegenseitig erneut motivieren und inspirieren, damit wir in der Post-Corona-Zeit nicht unreflektiert auf alte Formate zurückfallen. Nachhaltigkeit sollte zum Prinzip erklärt werden, sie muss in hausinternen Strategien und Formaten dauerhaft implementiert werden. Dabei müssen wir alle Akteur*innen „mitnehmen“ und dürfen uns nicht überfordern. Das bedeutet vielleicht, auch einmal etwas wegzulassen.
Was ist Deine Einschätzung zur Zukunft von Online- und Hybrid-Events?
Wie die Befragten vielfach erwähnten, ist die Zuschaltung von Speakers und hier und da ein Streaming schon jetzt Standard. Insofern wird es für größere Veranstaltungen kaum noch reine Präsenzformate geben. Die verschiedenen Spielarten umfangreicher hybrider Veranstaltungen sind allerdings noch kaum erprobt. Wie wäre es zum Beispiel, wenn dezentral getagt werden würde und nur einzelne Keynotes und Panels im digitalen Plenum stattfinden? Denkbar wäre das zum Beispiel für internationale Wissenschaftsverbände, die in verschiedenen Ländern oder Regionen organisiert sind. Und auch technologisch sind noch einige Innovationen zu erwarten. So gibt es noch kaum Lösungen, die Remote-Teilnehmenden on-site „Gestalt annehmen“ zu lassen. Ich denke etwa an hybride Poster-Sessions, bessere und günstigere hybride Konferenztechnik bis hin zur Remote-Teilnahme per 3D-Technik mit Konferenz-Robotern. Wir sollten visionär denken.
Welche Anregungen gibst Du als Berater für interaktive, lebendige Wissenschaftsevents der Community mit auf den Weg?
Interaktion ist ein ganz wichtiges Thema. Ich bin davon überzeugt, dass Teilnehmende ihren Veranstaltungsbesuch oft daran messen, wie interaktiv er war. Wo möglich und sinnvoll, sollten wir daher Interaktion einplanen. Spätestens nach einer Stunde „Frontalbeschallung“ ist es wichtig, die Teilnehmenden zu aktivieren. Ein Q&A-Format ist dabei die einfachste Methode. Ich empfehle darüber hinaus häufiger kleine Icebreaker-Fragen für den Chat oder per Handheben vor Ort oder die Anregung zu Diskussionen in Kleingruppen. Das geht digital leichter als vor Ort, aber es ist dort auch möglich (Stichwort: Murmelrunde). Umfragetools sind sehr gut geeignet, auch hybrid. Und – letzter Tipp – über „kuratierte“ One-on-one-Meetings können oft viel intensivere Begegnungen stattfinden, online aber auch on-site. (Mehr dazu hier)
Zu den Befragten gehörten u. a.:
Dr. Daniel Besser, Deutsches Stammzellnetzwerk (GSCN)
Katja Ebeling, VolkswagenStiftung
Michael Flacke, Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)
Vera Glaßer, Max-Delbrück Center (MDC)
Friederike Gräßer, Wissenschaft im Dialog (WiD)
Miriam Gundlach, Robert Bosch Stiftung
Irmintraud Jost, Stadt Heidelberg
Nicole Kehrer, Deutsches Archäologisches Institut (DAI)
Dr. Zoe Kusmierz, Alexander von Humboldt-Stiftung
Corinna Lehmann, Universität zu Köln
Marie-Luise Lehmann, Haus der kleinen Forscher
Christin Liedtke, Helmholtz Gemeinschaft
Dr. Kerstin Ortmann, Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)
Sanela Schlößer, IGAFA e.V.
Imke Schramm, Technische Universität Berlin
Dr. Katrin Schwenk, Wissenschaftszentrum Berlin für Soziaforschung (WZB)
Dr. Sebastian Sonntag, Deutsches Komitee für Nachhaltigkeitsforschung (DKN)
Dr. Michael Stückradt, Universität zu Köln
Telekom Stiftung
Christine Vollgraf, Deutsches Zentrum für Herz-Kreislauf-Forschung e.V. (DZHK)
Claudia Zerrer, Max-Planck-Gesellschaft (MPG)
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