Newsletter #14 / Jan 2022
Liebe Freund*innen der con gressa,
wir wünschen Ihnen ein frohes neues Jahr! Ein Jahr, das uns hoffentlich erlaubt, wieder mehr Präsenzveranstaltungen zu organisieren und zu veranstalten. Wir freuen uns beispielsweise auf die Lange Nacht der Wissenschaft in Magdeburg. Auch hybrid werden wir unterwegs sein, zum Beispiel beim Philipp Schwartz and Inspireurope Stakeholder Forum der Alexander von Humboldt-Stiftung.
Und apropos neues Jahr: Wer noch keine guten Vorsätze gefasst hat oder noch ein paar Ideen gebrauchen kann, ist hier gut versorgt. Weiter unten geben wir sechs Tipps rund um das Thema Selbstorganisation.
Außerdem ist unser Team gewachsen: Wir möchten Ann Felisiak ganz herzlich bei uns begrüßen. Sie unterstützt unsere Arbeit für den Verein zur Förderung des deutschen & internationalen Wissenschaftsrechts.
Viel Freude beim Lesen!
Susann Morgner, Christine Titel und Jörg Weiss
Geschäftsführung con gressa GmbH
Foto: pixabay
Wer kennt es nicht, das Gefühl, schon wieder nicht genug geschafft zu haben, den Deadlines immer nur hinterherzurennen oder gelähmt vor einem Berg an unerledigten To-dos zu stehen? Sicherlich erinnern wir uns alle an Momente, in denen uns eine bessere Selbstorganisation schneller und stressfreier ans Ziel hätte bringen können. Ein paar praktische Tipps dafür, wie es mit dem Zeitmanagement besser klappen könnte, hat Ihnen Jörg Weiss mitgebracht. Außerdem laden wir zu unserem neuen Weiterbildungsseminar „Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Projektarbeit“ ein.
Wer im Multiprojektmanagement nicht untergehen will, muss gute Routinen zur Selbstorganisation entwickeln. In über sechs Jahren als Geschäftsführer und Projektleiter habe ich viel ausprobiert. Und noch immer optimiere ich meine Methoden und teste neue Tools. Mittlerweile bin ich mir sicher, dass es die eine perfekte Lösung nicht gibt und sich Vorlieben und Gewohnheiten von Person zu Person unterscheiden – mit anderen Worten: Was bei mir funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch zu Ihnen passen. Einige Grundsätze und Methoden, die ich bei meiner Arbeit täglich anwende, möchte ich dennoch mit Ihnen teilen.
Verzetteln Sie sich nicht
Die Aufgaben aus dem letzten Meeting schlummern auf einem Schmierzettel unter dem Stapel Dokumente auf dem Bürotisch, die Klebezettel am Bildschirm blenden Sie gekonnt aus und das in E-Mails verpackte „Mach-mal-dies“ und „Mach-mal-das“ droht im Rundmail- und Newsletter-Wirrwarr unterzugehen. Wer Aufgaben an verschiedenen Orten parkt, kann schnell den Überblick verlieren. Ein zentrales Aufgaben-Verwaltungs-Tool kann hier Abhilfe schaffen. Ob Trello, Asana, Airtable oder factro – es gibt unzählige Anbieter. Wichtig ist, dass Sie für sich genau eine Stelle definieren, an der Sie alle Ihre Aufgaben sammeln. Dort priorisieren, terminieren und sortieren Sie Ihre Aufgaben in einer täglichen Routine – so rutscht Ihnen nichts mehr durch. Meist erlauben diese Tools unterschiedliche Ansichten, z. B. eine Kanban-Ansicht oder eine Listenansicht. Tipp: Erstellen Sie sich im Tool eine persönliche Übersicht mit individuellen Kanban-Kategorien: „Heute unbedingt erledigen“, „Wichtig & Dringend“, „Wichtig, nicht dringend“. Oder: „Heute“, „Diese Woche“, „Demnächst“ – probieren Sie aus, welches Tool und welches Sortiersystem für Sie am besten funktioniert.
Sabotieren Sie sich nicht selbst
Auch das beste Tool wird Ihnen die Arbeit nicht abnehmen können. Legen Sie Regeln für sich fest und bleiben Sie dabei. Denn ein gut funktionierendes Selborganistions-System erfordert vor allem eines: Disziplin. Jede einzelne Ihrer Aufgaben muss zuallererst einmal ihren Weg in Ihr Aufgaben-Tool finden. Dort sollte sie nachvollziehbar beschrieben und terminiert sein. Ich beobachte oft, dass es genau daran scheitert. Investieren Sie deshalb unbedingt diese zusätzlichen Minuten, um beispielsweise nach einem Anruf die besprochenen Aufgaben in Ihre Aufgabenliste einzutragen – es lohnt sich!
Ihr E-Mail-Postfach ist keine (gute) To-do-Liste
Jetzt wird’s kontrovers. Ich bin ein großer Verfechter der „Inbox Zero“-Idee, also des Prinzips des leeren Posteingangs in Outlook und Co. Tatsächlich schaffe ich es beinahe täglich, meinen Posteingang zu leeren. Allerdings nicht dadurch, dass ich jede E-Mail beantworte oder die darin enthaltenen Aufgaben sofort erledige. Oft lege ich Aufgaben aus den E-Mails an, sortiere die E-Mail aber dennoch weg. So bleibt mein E-Mail-Client, was er ist – ein Kommunikationsinstrument. Und die Aufgabe wandert in meine To-do-Liste, wo ich sie besser im Kontext meiner anderen Aufgaben terminieren und sortieren kann. Bonus: Ein leeres Postfach ist ein ganz wunderbares Gefühl, versprochen!
Weitere Tipps: In Outlook können sogenannte „Quick Steps“ beim Wegsortieren der E-Mails helfen. So kann ich viel schneller E-Mails in Ordner ablegen. Außerdem bieten einige Tools Schnittstellen an. So wird aus der Nachricht per Klick automatisch eine Aufgabe im Aufgaben-Tool.
Tägliche Routinen entwickeln
Machen Sie Ihr Aufgaben-Tool zu Ihrer besten Freundin. Verabreden Sie sich jeden Morgen auf eine Tasse Kaffee oder sagen Sie nochmal schnell „Hallo“, bevor Sie abends den Rechner herunterfahren. Sie sollten Ihre Aufgabenliste täglich prüfen und aktualisieren. Und ganz wichtig: Ich nehme mir fast jeden Tag zu viel vor. Selten erledige ich alle für den Tag terminierten Aufgaben. Das ist völlig normal und auch nicht schlimm, wenn ich die Aufgaben jeweils neu terminiere. Denn andernfalls stapeln sich die überfälligen Aufgaben – das frustriert und führt oft zum Scheitern des Organisationssystems. Beim Terminieren müssen Sie priorisieren. Fragen Sie sich: Was muss heute unbedingt erledigt werden? Was kann warten? Was ist essenziell für dieses oder jenes Vorhaben? Was brauchen andere von mir, damit sie weiterarbeiten können? Was muss ich selbst erledigen und was kann ich auch gut abgeben?
Focus time
Multitasking ist ja bekanntlicherweise mehr Mythos als Realität. Am besten arbeiten wir, wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren. Blockieren Sie deshalb Zeiten im Kalender, zu denen Sie konzentriert Aufgaben abarbeiten. Am besten in Blöcken, springen Sie also nicht von Projekt zu Projekt und agieren Sie innerhalb eines Aufgabenbereichs. Damit das gelingt, müssen Sie sich vor Ablenkung schützen. Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen Ihrer Messenger-Dienste und schließen Sie Ihren E-Mail-Client. Teilen Sie Ihren Kolleg*innen mit, dass Sie gerade nicht gestört werden möchten. Noch zwei Tipps: Die meisten Menschen haben morgens ihre produktivsten Stunden – perfekt für fokussierte Arbeit. Und beachten Sie das „Eat the frog“-Prinzip und erledigen Sie das Unangenehmste zuerst.
Unwichtiges weglassen
Klingt einfach, ist es eigentlich auch. Wenn Sie eine Aufgabe nun schon zum x-ten Mal neu terminieren, weil andere Dinge dringender waren und es irgendwie auch nicht so wichtig ist, dann können Sie die Aufgabe oftmals auch beherzt aus Ihrer Liste streichen. Trennen Sie sich also immer wieder von Altlasten und unnötigem Ballast. Hierzu passt auch die berühmte „Eisenhower-Matrix“ – googeln Sie das gerne mal. Und ich werde auch nicht müde, auf das Pareto-Prinzip hinzuweisen (Sie kennen es vielleicht auch als 80-zu-20-Regel). Es ist nach Vilfredo Pareto benannt, der herausfand, dass oft eine geringe Anzahl an Maßnahmen (20 %) den Großteil der Wirkung (80 %) ausmachen. Wohingegen viel Aufwand betrieben werden muss, nämlich die anderen 80 %, um die verbleibenden 20 % an Wirkung zu erreichen. Identifizieren und priorisieren Sie daher die Aufgaben, mit denen Sie die größte Wirkung erzielen und verzichten Sie öfter auch mal auf das Schleifchen am Paket.
Klingt spannend? Melden Sie sich an für unser Weiterbildungsseminar „Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Projektarbeit“ am 11. April 2022, 15:00 – 16:30 Uhr (https://con-gressa.de/webinar/).
Foto: Ronja Ewald
An einem eiskalten, strahlend sonnigen Wochenende im Januar spaziert Ronja Ewald mit Freund*innen im rumänischen Sibiu durch eines der größten Freilichtmuseen in Europa (ASTRA Muzeul Civilizației Populare Tradiționale). Dort entdeckt sie historische Bienenhäuser, welche einstmals zur Zucht der Bienen und zur Herstellung von Honig zum Einsatz kamen. Einige persönliche Gedanken zum Umwelt- und Artenschutz.
Von einem Freund erfahre ich, dass die Biene in Rumänien als ein heiliges Geschöpf angesehen ist, als eine Art Totemtier mit einem weitreichenden Symbolwert. Sie gilt in der rumänischen Folklore als Vermittlerin zwischen Diesseits und Jenseits und weist so die Eigenschaften eines Orakeltiers auf. Ich stehe staunend vor den Bienenhäusern und kann fast hören, wie die Bienen summen und in einem einzigartigen Vorgang den von uns (gerade in der kalten Jahreszeit) so geschätzten Honig ansetzen. Dabei erinnere ich mich daran, dass wir von der Geschäftsführung zum 20-jährigen Firmenjubiläum Ende des letzten Jahres ein wirklich schönes Geschenk erhielten: eine Naturpatenschaft für Artenvielfalt. Alle Mitarbeiter*innen sind nun Pat*innen von 15 Quadratmetern Lebensraum für Vögel, Niederwild, Bienen und andere Insekten. Ich war wirklich gerührt über diese Idee, denn sie erinnerte mich daran, was wirklich wichtig ist. Und daran, mit Respekt und Weitsicht auf unsere nahe sowie auch auf die weit entfernte Umwelt zu blicken.
Seit Kurzem sind übrigens auch Seeadler inoffizieller Teil unseres Teams: Vor einigen Tagen haben wir unsere Neujahrskarte versendet. Mittels QR-Code landen wir via Livestream im Nest eines lettischen Seeadler-Pärchens, ermöglicht durch den von Mitarbeiter*innen des Berliner Leibniz-Instituts für Zoo- und Wildtierforschung begründeten Verein „Conservation and Research Fund“ (CRF). Die Beobachtung der Seeadler-Population ist Bestandteil eines wissenschaftlichen Schutzprogramms für den Artenschutz, das von con gressa mit einer Spende unterstützt wurde. Auch dieses Projekt hat mich an die Schönheit und die Weite der uns umgebenden Natur erinnert, obgleich wir lediglich einen kleinen Ausschnitt davon zu sehen bekommen. Und auch daran, dass wir – eingeschlossen in unsere Homeoffices – bloß nicht zu Nesthocker*innen werden sollten, sondern uns regelmäßig erlauben sollten, ins Unbekannte hinauszufliegen.
Mit unseren UmdenkEmpfehlungen wollen wir u. a. künstlerische Fundstücke mit Ihnen teilen, die uns dazu angeregt haben, über den Tellerrand hinweg zu schauen und über Themen nachzudenken. Susann Morgner konnte sich kaum entscheiden, was sie Ihnen dieses Mal ans Herz legen sollte.
Traditionell nehme ich mir über den Jahreswechsel eine digitale Auszeit und lege mir viele gedruckte Bücher zurecht. Eines davon – „Exzellent!? Zur Lage der deutschen Universität“ von Peter-André Alt – wollte ich hier als UmdenkImpuls empfehlen. Denn empfehlenswert ist es aus meiner Sicht definitiv, aber da ich die Lektüre noch nicht beendet habe, halte ich mich mit Details zurück. Dass ich so lange damit zubringe, liegt aber nicht an „schwerer-Lektüre-Kost“, sondern vielmehr an den vielen verschiedenen Facetten des Buchs, die mich immer wieder auf andere Quellen verweisen.
Ich unterbrach meine digitale Auszeit, um unmittelbar nach seinem Erscheinen den Film „Don’t look up“ zu sehen. Die aufwendige Marketingkampagne hatte versprochen, dass der Film eine neuartige Antwort gäbe auf die Frage, wie Wissenschaftskommunikation in Bezug auf den Klimawandel funktionieren könnte. Inzwischen gibt es so viele Filmkritiken mit so unterschiedlichen Interpretationen und Meinungen, dass ich Ihnen meine eigene ersparen möchte. Schauen Sie sich den Film einfach an – so unvoreingenommen wie möglich. Diskussionsstoff bietet er jedenfalls.
Eine weitere „Lesefrucht“, die ich Ihnen ans Herz legen möchte, ist der Roman „Die Enkelin“ von Bernhard Schlink. Eine verworrene Ost-West-Familiengeschichte, in der ein Mann erst nach dem Tod seiner Frau erfährt, dass diese vor ihrer Flucht in den Westen eine Tochter von einem anderen Mann geboren und in der DDR zurückgelassen hat. Er findet diese Tochter, die mit einem rechtsradikalen Mann und der gemeinsamen Tochter Sigrun in einer völkischen Siedlung im Berliner Umland lebt. Sigrun ist 14 Jahre alt und quasi seine Stiefenkelin. Er will ihr ein Opa sein, darf aber nur unter bestimmten Bedingungen Zeit mit ihr verbringen. Und er weiß, wenn er sie mit seiner Meinung zu ihrer politischen Gesinnung bedrängt, verliert er sie wieder. Ein (fast) hoffnungsloses Unterfangen. Wie kann oder sollte man mit Menschen reden, deren Meinung man eigentlich nicht akzeptiert? Wie wird Zuhören glaubwürdig? Wie kann ich meine Meinung klar vertreten, ohne Polarisierungen zu verschärfen? Wann macht Reden keinen Sinn? Alles Fragen, die uns nicht nur im Zusammenhang mit Rechtsradikalismus beschäftigen. Querdenker*innen, Corona-Leugner*innen, radikale Impfgegner*innen – Kommunikation ist häufig keine einfache Angelegenheit. Das Buch gibt auch keine einfachen Antworten.
Screenshot: con gressa GmbH
„In was für einer Welt möchte ich leben?“ Diese Frage stellten sich Jugendliche aus fünf verschiedenen Ländern im Rahmen des Peace Camp der Stadt Göttingen.
Gemeinsam erarbeiteten die Jugendlichen Ideen und Vorschläge für mehr Nachhaltigkeit in ihren Städten sowie in ihrem Alltag, die anschließend der Bürgermeisterin von Göttingen übergeben wurden. Dabei ging es zum Beispiel um Kleidung, Ernährung und Fortbewegungsmittel. Übergreifende Ziele des Camps, das es bereits seit 1995 gibt, sind Völkerverständigung, Toleranz und interkulturelles Lernen. Wir konzipierten und organisierten das digitale Camp.
„Building Bridges“ und „Bake Your Science“ – zu diesen Challenges rief die Alexander von Humboldt-Stiftung die Teilnehmenden ihres virtuellen Humboldt-Kolloquiums auf, das unter dem Motto „Brücken bauen, Ideen bewegen“ stattfand. Die Aufgaben: ein Selfie auf einer Brücke am Wohnort machen und mit einer zuvor versendeten Backmischung Brownies backen und auf diesen mit Lebensmittel-Dekoration das eigene Forschungsfeld darstellen.
Ziel des Kolloquiums war es, sowohl wissenschaftliche als auch persönliche Kontakte zwischen Humboldtianer*innen und Nachwuchswissenschaftler*innen aus Polen, Ungarn, Tschechien, der Slowakei und der Stiftung zu ermöglichen oder zu vertiefen. Wir realisierten das Kolloquium im Tool Let’s Get Digital und konzipierten auch die Challenges für die Teilnehmenden. Einblicke bietet dieses Video:
Foto: Jörg Weiss
Wer bin ich in den sozialen Medien? Was sind meine Botschaften? Wer ist mein Publikum? Diese Fragen stellten sich Early Career Researchers vom Exzellenzcluster für Pflanzenwissenschaften (CEPLAS) bei unserem Social-Media-Workshop.
con-gressa-Geschäftsführer Jörg Weiss gab eine Einführung in die Wissenschaftskommunikation in sozialen Medien. Neben Beispielen aus der Praxis stellte er auch Grundlagen und Strategien für die wichtigsten Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram und Twitter vor. Zwischendurch gab es immer wieder Übungen – so sollten die Forschenden beispielsweise analysieren, was bestimmte Wissenschaftskommunikator*innen erfolgreich macht, sowie ein eigenes Social-Media-Konzept entwerfen. Für einen ergänzenden Impuls aus der Praxis wurde der twitternde Biotechnologe Robert Hoffie zugeschaltet.
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